文件的哪些重要稿本需要归档?

 

校内文件在拟写印制过程中,往往会产生和形成如下几种稿本:

●草稿:由于未定型,不是正式文件,一般不予保存;

●定稿(原稿):由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿,是文件的标准稿本,也是文件进行打印复制的标准依据,发文后由发文单位存档;

●正本:根据已经批准签发的定稿印制的、供向外发送或内部使用的正式文本,具有标准格式,有签署、有发文单位盖章的是文件正本。正本发文单位必须归档,收文单位则根据文件所涉及的内容作判断:如文件内容是针对本单位管理工作或业务活动的,应予归档;如仅为普发、知照性文件则不必归档;

副本、试行本、暂行本等可作为短期保管,一般根据其文件内容的重要性和价值大小,确定是否归档。如校内规章制度、办法等的试行本在超过试行期后,可作短期保管。

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