文件立卷时有哪些基本要求?

 

所谓“立卷”就是把具有保存价值的文件按照其有机联系组成便于管理的单位。

1)案卷大小适宜

纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

2)案卷厚薄要适宜

卷内文件的数量不应超过100个自然页,即100A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的,宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷,严禁跨类组卷。

3)卷内文件要齐全完整

卷内文件应齐全完整,同一问题、同一事件对应的文件应全面。

4)卷内文件保管期限要统一

5)认真填写卷内文件目录、备考表

卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印,禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。

6)注意文件的装订及页码编制

进行立卷的全部文件要首先去除金属装订物,然后再统一装订。

装订线距页边1.5厘米左右,以订齐全部材料,同时不覆盖正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;字迹模糊的应复制,与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。

装订的案卷各页面只要有字迹的,均应依次在非装订线一侧上角编页号。

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