各学院、部门（单位）：
为做好2023年全校档案材料的收集、整理和归档工作，确保归档材料的完整、准确、科学、系统，按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）和《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第３０号令）等档案法律法规规定和档案管理规范要求，现将有关事项通知如下：
一、总体要求
各学院、部门（单位）应充分认识归档工作的重要性，从高度的政治意识、大局意识和责任意识出发，发扬求真务实的精神，加强本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位。档案人员应认真细致，踏实工作，切实做好本单位档案材料的收集、整理和移交工作，使形成的档案能详尽、有效地反映本单位改革和发展的全过程，真实地维护学校各发展阶段的历史面貌。
二、归档范围
（一）2023年度内，各学院、部门（单位）在教学、科研、党政管理、外事、基建、资产与设备管理、出版、财会等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括电子材料）、声像材料（照片、录音、录像）、实物等，特别是各单位的重点工作、重大活动、重要会议、重大项目、重大成果等材料的收集和归档应进一步加强。具体归档范围，请参照《浙江师范大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》；
（二）2021年、2022年形成的财会档案；
（三）历年需要补充归档的文件材料。
三、归档时间
自文件下发之日起，各学院、部门（单位）即可对2023年度形成的档案材料进行整理并移交归档，时间截止至2024年5月15日。其中，科研类：科研项目档案须在结题、鉴定、验收后两个月内归档；基建类：基建项目须在项目竣工验收后六个月内归档；重大活动各类材料（纸质、声像、实物等），须在活动结束后两个月内归档。
四、具体要求
（一）各学院、部门（单位）严格执行部门立卷归档制度。按照高校档案工作要求，各学院、部门（单位）均为立卷单位，档案员为本单位的立卷人。各学院、部门（单位）的工作人员在工作事项办理完毕后，应及时地将形成的有关文件材料和各种图表、声像等资料送交本单位档案员保管，各单位档案员应注意平时文件材料和各种图表、声像等资料的收集和保管，做好平时立卷工作。归档前，按照文件材料的自然形成规律，进行系统整理，分类组卷，拟写好案卷标题，并把归档材料的目录信息和相应电子文件内容录入到档案管理软件中。在档案馆人员检查合格后，将档案实体移交档案馆集中保管。
（二）归档的材料必须完整齐全，保持其原始性（原件），用纸、用笔符合规范要求。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均应收齐一并归档。本单位形成的文件，必须加盖公章。材料书写要用碳素墨水或激光打印，禁止使用铅笔、圆珠笔和彩笔。
（三）在做好纸质文件材料收集、归档的同时，应加强本单位声像档案、实物档案等其他载体形式档案的收集、整理和归档工作。例如，办学过程中形成的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等，荣获国家级、省级奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等都应加强收集并及时归档。
（四）OA系统中产生的校内发文，按照“谁起草，谁归档”的原则由文件起草部门负责归档，文件起草部门档案员对本单位形成的电子文件进行鉴定，将有保存价值的电子文件通过OA系统推送至档案管理系统。OA系统中产生的校外来文，按照“谁主办，谁归档”的原则由主办单位负责进行归档，其归档方法参照校内发文执行。
（五）实行纸质文件、电子文件双套制归档。有纸质文件无电子文件的，按纸质文件归档；有纸质文件与电子文件的，二者同时归档，并且确保在内容上保持一致；有电子文件无纸质文件的，归档单位须与档案馆协商制定归档方式。
五、归档程序
各单位档案员负责统一向档案馆移交文件材料，移交时填写《浙江师范大学档案移交(接收)登记簿》（档案馆网站主页提供下载），一式二份，由移交单位和档案馆相关人员签字移交，归档单位和档案馆各执一份，以备查验。
在归档过程中如有问题，请与档案馆工作人员联系。联系人：吕老师，黄老师，鲁老师；联系电话：0579-82297738。
浙江师范大学档案馆
2024年3月13日